翻譯公司如何提升項目管理能力

翻譯行業(yè)是個服務(wù)性行業(yè)，要想做好對外的服務(wù)，首先要抓好對內(nèi)的服務(wù)，也就是人員的管理工作。不管哪個公司都不可能完全依賴自身的專職翻譯人員來解決所有客戶的翻譯委托，必須或者說是不得不借助于外腦，也就是兼職譯員來完成。因為，往往很多翻譯服務(wù)需求量大的客戶是技術(shù)性生產(chǎn)或研究單位，稿件基本上都帶有較強(qiáng)的專業(yè)性內(nèi)容，對譯者的要求已經(jīng)不僅僅是語言的轉(zhuǎn)換，而是需要對其專業(yè)的熟悉度和專業(yè)用詞的到位度，所以,即使是翻譯公司的專職譯員人數(shù)達(dá)到了一定的數(shù)量，也難以做到和大多數(shù)客戶的專業(yè)完全對口，不可避免地需要擅長不同技術(shù)專業(yè)的兼職翻譯來擔(dān)當(dāng)工作.因此,也非常需要及時將這些兼職譯員按專業(yè)背景進(jìn)行分組整理,以便于日后的稿件順利委托.

對于一個單位的負(fù)責(zé)人來說，既要領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)本單位的專職翻譯和其他管理人員，又要管理好那些見面次數(shù)不多甚至是根本未見過面的兼職譯員們，不是件容易的事。特別是由于兼職譯員特有的分散性大、機(jī)動性較強(qiáng)的特點，除了在最初的篩選中就需花費較大的精力外，如果一旦需要委托他們進(jìn)行翻譯工作，那么無論是從開始委稿環(huán)節(jié)再到交稿校對環(huán)節(jié)，還是到辦款結(jié)算環(huán)節(jié)都會有不少的隱患和漏洞的存在，導(dǎo)致兼職譯員和翻譯公司之間產(chǎn)生各種各樣的矛盾，于是就有了經(jīng)常出現(xiàn)在網(wǎng)上各翻譯論壇上的兼職譯員投訴和號召抵制某一翻譯公司的情況發(fā)生，其實除了有個別翻譯公司確實是害群之馬外，很多都是在管理環(huán)節(jié)上出現(xiàn)問題而又沒及時解決而造成的。另外，因為翻譯行業(yè)的客戶種類既有個人也有單位,翻譯費用也是銀行轉(zhuǎn)帳與現(xiàn)金形式并存,現(xiàn)金流動比較頻繁，管理不嚴(yán)極易出現(xiàn)貪污問題.一旦發(fā)生則不但公司聲譽(yù)和經(jīng)濟(jì)上都倍受損失,當(dāng)事人本身的前途也毀于一旦.

不光對內(nèi)管理,在對外客戶的洽談上,也往往會有這種問題, 一些對價格比較敏感的客戶,在進(jìn)行二次委托時,常常會有意錯報前一次的合同價格,如果翻譯公司不能及時查到前一次的翻譯記錄,就面臨降價則犧牲利潤,不降價又丟失回頭客的尷尬被動局面.

因此,建立一套較為周密的管理系統(tǒng)極為重要，確切的說是建立一套簡易實用的電腦管理程序，以軟件來代替和協(xié)助人工的管理。該管理系統(tǒng)能做到將譯員管理和客戶管理合為一體，操作要簡單，使用要方便。

這個系統(tǒng)要建立在翻譯公司內(nèi)部管理基本原則下:

1.簽定客戶合同與安排譯員翻譯不能是同一個人.

2.無論是專職坐班譯員還是兼職譯員,在接受翻譯工作前均需簽定翻譯委托單,作為日后費用結(jié)算之依據(jù).

3.譯員委托翻譯單的編號必須與客戶委托合同的編號相同.

這個系統(tǒng)必須保證三點作用:

1. 錄入內(nèi)容后可隨時查詢,利于每日工作的順利進(jìn)行,避免遺漏或錯委.

2. 內(nèi)容一旦錄入后未經(jīng)總管授權(quán)不能更改,由于每個環(huán)節(jié)是連續(xù)的,因此起到監(jiān)督各工作環(huán)節(jié)的作用.

3. 萬一工作中出現(xiàn)錯誤,可及時查到錯誤發(fā)生的根源.

日常操作這個系統(tǒng)的有下列人員:

譯管部

第一人是負(fù)責(zé)安排譯員進(jìn)行翻譯的譯管部人員，簡稱委稿人。他(她)在確定接稿譯員人選后將客戶合同及委托譯員的部分相關(guān)情況輸入該管理系統(tǒng).

第二人是負(fù)責(zé)向譯員下發(fā)委托翻譯單的譯管部人員,簡稱下單員. 他(她)的工作就是填寫委托翻譯單的內(nèi)容.

第三人是負(fù)責(zé)譯稿的審校工作的審校部人員 ,簡稱校對人.他(她)的工作就是統(tǒng)計譯稿審校后出現(xiàn)的錯誤及相應(yīng)的扣款額,填寫扣款單.

財務(wù)部

操作者負(fù)責(zé)辦理翻譯費給譯員的出納員.簡稱結(jié)算人。他(她)的工作是核查系統(tǒng)自動統(tǒng)計譯員的實際應(yīng)辦翻譯費金額.并據(jù)此辦理付款手續(xù).

業(yè)務(wù)部

操作者是當(dāng)日簽定客戶委托合同的業(yè)務(wù)員。簡稱補(bǔ)充人。他(她)的工作是補(bǔ)充錄入客戶合同中的內(nèi)容。

除了錄入當(dāng)日工作情況外，采用該管理系統(tǒng)的翻譯公司譯管部還可以充分使用系統(tǒng)的查詢功能。委稿人可以一上班便打開《待譯稿件安排表》，就能很明確知道有哪些稿件在進(jìn)行翻譯中，是哪些譯員在譯，可以對交稿較集中的時間預(yù)先就有把握，提前安排調(diào)度好審校的人員。

同時，委稿人還調(diào)閱《委托單》，核查是否對每個在譯人員都已經(jīng)下發(fā)過委托翻譯單，委托事項是否已明確無誤，以防止出現(xiàn)錯誤委托譯員，或遺漏通知稿件注意事項及交稿時間等等。

作為審校人員的校對人，也應(yīng)在每日上班即打開《校對計劃表》，并根據(jù)其中各稿件的交稿時間確定當(dāng)日待校稿件順序。

財務(wù)部也可以每日打開《辦款計劃表》，對即將進(jìn)行的翻譯費辦理做出時間上和人員上的安排?？梢酝耆沤^延誤給兼職譯員的辦款時間，或者漏辦了譯員的翻譯費用，也避免翻譯費金額發(fā)生錯誤，從根本上杜絕了貪污現(xiàn)象的發(fā)生。

該系統(tǒng)對業(yè)務(wù)部也大有好處：

1. 業(yè)務(wù)部在洽談接稿時可以從系統(tǒng)中調(diào)出以前類似稿件的翻譯情況，對價格可否浮動、交稿時間伸縮都能提前準(zhǔn)備。

2. 遇到在交稿后較長時間后客戶才反饋稿件問題，也能及時查閱復(fù)核給予解決，客戶一定會對翻譯公司的效率和責(zé)任心留下的好印象。

當(dāng)然，最有利的是解脫了公司負(fù)責(zé)人守在辦公室的監(jiān)管束縛，負(fù)責(zé)人可隨時了解公司翻譯流程中各環(huán)節(jié)的進(jìn)展情況，對各環(huán)節(jié)管理人的工作效率也能把握，使得負(fù)責(zé)人能有更多精力和時間去考慮市場和公司發(fā)展。

有位著名的經(jīng)濟(jì)管理學(xué)家曾經(jīng)說過，管理就是“管”和“理”，對翻譯公司這個行業(yè)的管理者來說，必須先“理”好，才可以“管”好。建立一套電腦管理系統(tǒng)，將日常的翻譯流程環(huán)節(jié)全部進(jìn)行電腦化的梳理，才是搞好翻譯公司內(nèi)部管理的關(guān)鍵。